KASY I DRUKARKI FISKALNE
WROCŁAW ul. OLEŚNICKA

Kasa czy drukarka fiskalna?


Wśród dostępnych na polskim rynku urządzeń fiskalnych możemy wyróżnić kasy oraz drukarki fiskalne. Mimo, iż z punktu widzenia fiskalnego urządzenia te spełniają taką samą funkcję, to różnica dla użytkownika jest istotna.

 

Kasa fiskalna umożliwia prowadzenie sprzedaży bezpośrednio z poziomu klawiatury kasy. Użytkownik nie potrzebuje żadnych dodatkowych urządzeń, aby wywiązać się z obowiązku ewidencji obrotów własnego punktu. Wyposażenie dodatkowe, takie jak czytnik kodów kreskowych, waga, komputer usprawniają proces sprzedaży i programowania kasy, jednak bez nich kasa będzie również spełniać swoją podstawową funkcję.

 

Drukarka fiskalna jest natomiast fiskalnym uzupełnieniem komputerowego stanowiska sprzedaży. Wykorzystują ją punkty, które prowadzą sprzedaż przy użyciu komputera. Połaczona z komputerem ewidencjonuje obrót punktu oraz drukuje paragony. Nad całością procesu czuwa program zainstalowany na komputerze. Drukarka fiskalna oferuje użytkownikowi znacznie szerszy wachlarz możliwości funkcjonalnych, których stopień wykorzystania zależy od możliwości programu sterującego procesem sprzedaży.


Przed i po zakupie - krok po kroku


Krok 1 - wybór urządzenia

Przy wyborze urządzenia, które będzie odpowiadało specyfice Państwa firmy, należy uwzględnić kilka bardzo ważnych cech urządzeń. Należą do nich: liczba kodów towarowych/usługowych, rodzaj klawiatury oraz ewentualna współpraca z urządzeniami zewnętrznymi (czytnik kodów kreskowych, waga, terminal płatniczy, komputer).

Kasy i drukarki rejestrujące instalowane są w trybie tzw. szkoleniowym. Pamięć fiskalna jest nieaktywna. Każdemu podatnikowi proponuję zakup urządzenia na kilka dni przed aktywowaniem pamięci fiskalnej aby mieć czas na naukę.

 

Krok 2 - zgłoszenie.

 

Przed uruchomieniem pamięci fiskalnej (przed terminem rozpoczęcia ewidencji), należy złożyć pisemne zawiadomienie. Pismo to adresujemy do Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego. Powinno zawierać dane podatnika wraz z nr NIP, informację o dacie rozpoczęcia ewidencji podatku należnego VAT przy pomocy kasy lub kas rejestrujących oraz adres miejsca ich używania. Należy dostarczyć je osobiście lub wysyłać listem poleconym.

 

Brak zgłoszenia faktu fiskalizacji lub wysłanie go po terminie (po uruchomieniu pamięci fiskalnej), może skutkować brakiem możliwości odpisu/zwrotu części kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej.


Krok 3 - fiskalizacja.

W ustalonym terminie (podanym w oświadczeniu) podatnik w autoryzowanym serwisie dokonuje fiskalizacji urządzenia. W trakcie fiskalizacji technik wykasuje sprzedaż dokonaną w trybie szkoleniowym, zaprogramuje stawki zgodnie z obowiązującymi przepisami, wprowadzi nagłówek oraz nr identyfikacji podatkowej.

 

Podatnik musi zwrócić uwagę czy nr NIP wprowadzony do pamięci jest prawidłowy. Zapis ten jest jednorazowy i nieodwracalny. Błędne wprowadzenie numeru skutkuje wymianą pamięci fiskalnej.  Ponadto powinien sprawdzić czy jest odpowiednio wprowadzona data, godzina, stawki podatkowe VAT, baza towarowa/usługowa oraz dane znajdujące się w nagłówku.

 

Krok 4 - zawiadomienie.

 

Następnym krokiem podatnika jest wypełnienie i wysłanie zawiadomienia o miejscu instalacji kasy lub drukarki rejestrującej, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego. Należy go zaadresować do Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego. Każdy z producentów dołącza do książki serwisowej wzór takiego zawiadomienia. Pismo to musi być wysłanie nie później niż 7 dni po fiskalizacji. Po otrzymaniu pocztą z Urzędu Skarbowego numeru ewidencyjnego należy nanieść go trwale na obudowę urządzenia.

 

Krok 5 - odliczenie.

 

Każdy podatnik instalujący kasę fiskalną ma prawo do odliczenia podatku VAT oraz do zaliczenia w koszty wydatków na zakup kasy czy też do amortyzacji jej wartości początkowej. Podatnicy, którzy rozpoczynają ewidencjonowanie obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej, mają prawo dodatkowo do ulgi w wysokości 90% ceny netto kasy, nie więcej jednak niż 700 zł. Warunkiem jest zainstalowanie kasy oraz rozpoczęcie ewidencjonowania w obowiązujących terminach.

Ulga obowiązuje jedynie przy pierwszym zakupie kas. Przy dokupieniu kolejnej kasy nie istnieje już taka możliwość.

 

Ulga może być dokonana w miesiącu (kwartale), w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, albo w którymkolwiek następnym miesiącu (kwartale). Do odliczenia konieczny jest dowód zapłaty całej należności za kasę.  Zwrot jest dokonywany na wniosek podatnika, składany do właściwego Urzędu Skarbowego.   


Obowiązki

Podatnicy podatku od towarów i usług obowiązani są do ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących sprzedaży:

na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej, na rzecz osób fizycznych - przedsiębiorców dokonujących zakupów prywatnie, nie na rzecz swojego przedsiębiorstwa, na rzecz rolników ryczałtowych (zakup dla gospodarstwa i prywatnie).Obrót na rzecz wcześniej wymienionych osób podlega zaewidencjonowaniu przy zastosowaniu kasy fisklanej również wówczas, gdy osoba taka żąda wystawienia faktury (nie na przedsiębiorstwo, ale prywatnie na imię i nazwisko). Wówczas paragon z kasy fiskalnej należy zszyć z kopią faktury pozostającą u sprzedawcy.


Sankcje za niedopełnienie obowiązku

Podatnicy, którzy pomimo obowiązku nie rozpoczynają ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej, nie mają prawa w okresie zwłoki do odliczenia 30% podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Z chwilą dopełnienia obowiązku mogą odliczać VAT na zasadach ogólnych, jednak nieodliczony wcześniej podatek przepada, a podatnikowi nie służy prawo do odliczenia ulgi z tytułu zakupu urządzenia (700PLN).


Obowiązki podatnika w zakresie użytkowania kasy.


Podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani do:

  • dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy;

  • sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;

  • sporządzania raportu za okres miesięczny do 25 dnia miesiąca następnego;
  • w przypadku awarii kasy fiskalnej, ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy rezerwowej lub zaprzestania sprzedaży;

  • dokonywania wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów fiskalnych;

  • przechowywania kopii dokumentów fiskalnych przez okres 6 lat;

  • stosowania kas wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, bez prawa ich używania przez osoby trzecie;

  • przechowywania książki serwisowej kasy, w miejscu jej użytkowania oraz udostępniania jej na żądanie właściwych organów;

 

 

Przechowywanie danych

Dokumentację kasy fiskalnej, w tym rolkę z paragonami oraz raporty, należy przechowywać do czasu przedawnienia się zobowiązań podatkowych, tzn. do czasu przedawnienia się również zobowiązań w podatku dochodowym. Niezbędne będzie przechowywanie ich przez 6 pełnych lat kalendarzowych od końca roku, w którym daną sprzedaż ujęto w kasie fiskalnej.  Możliwe jest przechowywanie danych w formie elektronicznej. Kopie dokumentów kasowych (paragonów i raportów) mogą być sporządzane i przechowywane również na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu.

Pamiętaj:

  • bezpośrednio po dokonaniu każdej sprzedaży wydrukuj paragon fiskalny;

  • niezwłocznie wydaj wydrukowany paragon nabywcy towaru lub usługi;
  • nabijaj na kasę wyłącznie własną sprzedaż;
  • wystawiając fakturę do paragonu fiskalnego odbierz od nabywcy paragon i połącz go z kopią faktury pozostającą w Twojej dokumentacji;
  • po zakończeniu sprzedaży w danym dniu wykonaj raport dobowy fiskalny;
  • do 25 dnia miesiąca, wydrukuj raport miesięczny za miesiąc poprzedni;
  • jeśli prowadzisz sprzedaż sezonową, podłącz kasę do prądu i włącz ją minimum raz w miesiącu, w celu doładowania akumulatora głównego i akumulatora podtrzymującego pamięć kasy;
  • używaj tylko sprawdzonych materiałów eksploatacyjnych, to Ty jesteś odpowiedzialny za jakość wydruku oraz jego czytelność.
  • przy przechowywaniu papieru termoczułego unikaj: wysokich temperatur (do 25st.C), dużej wilgotności przekraczającej 65% oraz bezpośredniego działania promieni słonecznych.

 

Copyright Unimex IT